Inventario de activos e inventario de productos: procesos distintos

Dos preguntas distintas

El inventario de productos responde "¿cuántas unidades de cada artículo tenemos para vender o consumir?". El inventario de activos responde "¿qué bienes usamos, dónde están y quién es responsable de cada uno?". Aunque ambos pueden realizarse con la misma terminal móvil y el mismo software de conteo, difieren en objetivo, identificador, ciclo de vida y control.

En productos, el volumen es alto y la unidad suele ser intercambiable: una pieza de un artículo equivale a otra. En activos, el volumen es menor pero cada bien suele ser distinto: la computadora de caja 3 no es la de caja 4, aunque sean del mismo modelo. Esa diferencia determina todo lo demás: si el control se hace por cantidad o por unidad individual.

Este artículo trata el tema desde la operación. La clasificación contable de un bien, su depreciación y sus efectos fiscales pertenecen a un especialista contable, que debe decidir qué se considera activo en su empresa.

Identificación: tipo frente a instancia

Los productos de venta se identifican, por lo general, por clase. El GTIN identifica artículos comerciales a los que se fija precio, se ordenan o se facturan, y todas las unidades idénticas lo comparten. Un activo, por su parte, requiere un identificador único por bien, que puede ser un número interno impreso en una etiqueta resistente, un código de barras o, cuando conviene, una etiqueta RFID.

Cuando se habla de serialización de productos, GS1 US explica que se necesita un número de serie único para distinguir una instancia de otra. Ese principio, distinguir instancias, es el que define el inventario de activos, aunque el sistema de numeración sea interno y no necesariamente el de GS1.

Un punto práctico: la etiqueta de activo debe sobrevivir. Los equipos se limpian, se mueven, se exponen a calor o a golpes. Una etiqueta que se desprende con el uso dificulta vincular el bien con su registro; debe existir un procedimiento para identificarlo y reetiquetarlo sin crear otro activo. La elección entre código de barras, QR o RFID depende de la superficie (el metal afecta a las etiquetas RFID comunes y existen etiquetas diseñadas para metal), la visibilidad y el proceso de lectura.

Custodia y responsabilidad

En productos, la pregunta es dónde está y cuánto hay; en activos se agrega quién lo tiene a su cargo. La asignación de custodia, ya sea a una persona, un área o una ubicación, es lo que convierte el inventario en un instrumento de control interno. Si un monitor está "en la sucursal" sin responsable, nadie lo vigila y su pérdida se descubre meses después.

La custodia debe cambiar mediante un evento registrado: asignación, traslado, préstamo, devolución, baja. Cada evento lleva fecha y firma o confirmación del responsable. Estos eventos se parecen más a los movimientos de estatus, ubicación y custodia que describe GS1 EPCIS que a una venta: no se resta existencia, se cambia el estado o la ubicación del bien.

• Responsable por bien o por ubicación, nunca "área genérica".
• Evento de traslado con origen, destino y fecha.
• Estado: en uso, en reparación, en préstamo, dado de baja.

Comparación operativa

La siguiente tabla resume las diferencias que más afectan el diseño del proceso. No es una norma, es una guía práctica.

Cómo hacer un levantamiento de activos

El levantamiento comienza por la lista base: qué bienes se espera encontrar, con su identificador, descripción, ubicación y responsable. Luego se recorre cada ubicación y se registran los bienes que se ven. Las diferencias se clasifican en tres: bien en lista y localizado, bien en lista y no localizado, bien localizado y fuera de lista. Esta última categoría es la más ignorada y suele mostrar compras no registradas, traslados no documentados o duplicidades.

La lectura de etiquetas es la parte fácil. La parte difícil es decidir qué hacer con las diferencias: investigación, ajuste, baja o reclasificación. Esas decisiones corresponden a quien tiene autoridad sobre el activo y, cuando existan efectos contables o fiscales, a especialistas. El proceso debe dejar evidencia de la decisión y de quién la tomó.

Como ejemplo hipotético ilustrativo: una sucursal localiza veinte de veintidós bienes. Los dos faltantes se investigan; uno estaba en reparación sin registro, el otro sigue sin aparecer. Lo valioso no es la cifra, sino que cada diferencia tenga una explicación o un seguimiento abierto.

Errores comunes al mezclar procesos

Cuando se aplica una lógica de productos a activos se cuentan "unidades" de un modelo y se pierde la identidad individual. Cuando se aplica una lógica de activos a productos se intenta etiquetar cada pieza de un artículo barato sin que el control individual aporte decisiones. Otro error es usar el mismo catálogo para ambos, mezclando consumibles con bienes duraderos, lo que complica cualquier reporte.

También se confunde "activo" con "producto de alto valor". Un artículo caro en venta sigue siendo inventario de productos hasta que se vende; un equipo barato de uso diario puede ser un activo operativo que interesa controlar por razones de seguridad o continuidad. La clasificación depende de la política de la empresa, no del precio.

Siguiente paso

Separe en su sistema los catálogos y las reglas de ambos inventarios, aunque compartan terminales. Defina para activos una lista base, un responsable por bien y una etiqueta durable. Para productos mantenga las reglas de existencias, añadiendo lote o serie cuando el proceso lo requiera. La serialización de una mercancía no la convierte en un activo de uso. Si necesita equipos de captura que atiendan ambos procesos, puede contactar a ARKCOM en garkcom.com/contact; la clasificación contable deberá validarla su contador.

¿Puedo usar RFID para activos?

Sí en muchos casos, pero debe probarse con las superficies y entornos reales; el metal y los líquidos afectan las lecturas.

¿Con qué frecuencia levantar activos?

Depende de su política de control interno y del riesgo. No hay una frecuencia universal.