Lotes y caducidades: datos mínimos para una trazabilidad útil

Para qué sirve la trazabilidad de lote

La trazabilidad por lote responde tres preguntas operativas: ¿qué producto debe salir primero?, ¿dónde está un lote específico si surge un problema? y ¿qué se vendió o movió de ese lote? En retail, la primera pregunta es de rotación y la segunda de contención. Ambas requieren que el lote y la fecha estén ligados al artículo y a una ubicación, no solo impresos en la caja.

Conviene aclarar un límite desde el inicio. Capturar lote y caducidad mejora la capacidad de localizar y rotar producto, pero no equivale a cumplir con una obligación regulatoria. Si su producto está regulado (alimentos, medicamentos, cosméticos u otros), las exigencias de identificación y registro provienen de la normativa aplicable, que debe consultarse en la fuente oficial vigente con apoyo de un especialista. Este artículo no ofrece una conclusión legal.

GS1 señala dos casos de uso que ilustran el valor: que los socios de una cadena perecedera encuentren producto con una caducidad específica para retirar el vencido o enviar primero el más antiguo, y que las operaciones de retiro localicen producto de un lote determinado.

Datos mínimos

Una captura útil necesita pocos campos, bien definidos. La siguiente lista es un mínimo operativo; su operación puede requerir más.

La tabla de Application Identifiers de GS1 incluye identificadores separados para lote, número de serie, fecha de consumo preferente y fecha de caducidad, lo que ayuda a evitar mezclar conceptos. Un lote agrupa unidades fabricadas bajo las mismas condiciones; un número de serie identifica una unidad. Serializar no es lo mismo que asignar lote.

FEFO frente a FIFO

FIFO surte primero lo que entró primero; FEFO surte primero lo que caduca primero. Cuando un producto entra en un orden distinto al de su caducidad (algo común si llegan lotes de distintos proveedores o de distintas producciones), FIFO puede dejar al fondo un lote que vence antes. FEFO exige conocer la fecha de cada lote para decidir, lo que obliga a capturarla en la recepción.

No todos los productos requieren FEFO. Un producto sin caducidad relevante, o con una vida útil muy larga frente a su rotación, puede manejarse con FIFO sin riesgo. La decisión se toma por categoría, con apoyo de calidad o de los requisitos del proveedor.

EPCIS menciona entre sus usos la vigilancia de la expiración de activos perecederos para asegurar su uso oportuno y la distribución primero-entra-primero-sale; es una referencia útil de cómo un modelo de eventos puede apoyar la rotación, aunque su adopción es opcional.

Identificación física: etiquetas y códigos

La captura funciona si la información viaja con el producto. Los códigos 2D pueden codificar GTIN, lote y fecha en un solo símbolo, y GS1 Digital Link describe cómo esos identificadores y atributos se expresan en un formato común, con la migración del retail hacia 2D como marco. Cuando el proveedor no etiqueta con datos legibles por máquina, la captura recae en la lectura visual y el tecleo, y el error aumenta.

En la tecnología RFID, el estándar TDS permite relacionar un lote con un GTIN: define el esquema LGTIN como un GTIN más un lote, que denota una clase de objetos de ese lote, no una unidad individual (GS1 EPC Tag Data Standard). Además, TDS 2.x incorpora datos adicionales de AIDC, como caducidad, que pueden codificarse en la memoria de la etiqueta. Si su proveedor ofrece etiquetas con esos datos, verifique con él el esquema, y considere que la compatibilidad de lectores y software varía.

Con cualquier tecnología, la prueba real es si un empleado, con el producto en la mano, puede llegar de la etiqueta al registro correcto sin pasos manuales ambiguos.

Escenario hipotético: recepción con dos lotes

Un almacén recibe, hipotéticamente, una caja con producto de dos lotes mezclados porque el proveedor completó un pedido con remanentes. Si la recepción registra un solo lote por línea, el sistema no sabrá que hay dos fechas. Más tarde, una revisión de caducidades pasa por alto el lote más próximo a vencer.

La regla preventiva es que, ante producto con lote, el sistema obligue a capturar el lote por cada grupo físico y prohíba cerrar la línea con varios lotes sin separarlos. Si el proveedor mezcla, el empleado separa y etiqueta internamente. Este caso es ilustrativo y no implica frecuencias ni resultados reales.

Límites y fallas comunes

• Fechas mal leídas: formatos de día y mes confundidos, o etiquetas ilegibles.
• Lotes no capturados en traspasos: el dato se conserva en el origen pero se pierde en el destino.
• Mezcla física: cajas abiertas donde se combinan lotes sin registro.
• Retiros dependientes de memoria: sin registro por ubicación no se sabe dónde está un lote.

Estas fallas se detectan con conciliaciones periódicas por lote y con revisiones aleatorias de ubicaciones, comparando lo que dice el sistema con las etiquetas físicas.

Siguiente paso

Elija una categoría con caducidad relevante y revise la recepción: ¿qué se captura hoy de lote y fecha?, ¿quién lo captura?, ¿se conserva en los traspasos? Con ese diagnóstico decida si necesita cambiar el proceso, el etiquetado del proveedor o la herramienta de captura. Si va a evaluar escáneres o terminales, puede contactar a ARKCOM en garkcom.com/contact; las obligaciones regulatorias de su producto deben confirmarse con un especialista.

¿La caducidad y el consumo preferente son lo mismo?

No. Son conceptos distintos y los códigos GS1 tienen identificadores separados; la operación debe definir cuál aplica a cada producto.

¿Basta con anotar el lote en la factura?

Para localizar producto en piso no. Debe vincularse a artículo, cantidad y ubicación.