Control de activos de TI con RFID: inventario físico y registro patrimonial

Lo que una lectura sí y no demuestra

Una etiqueta RFID en un equipo de TI es un identificador físico. Cuando un lector la detecta, el sistema obtiene un EPC. Lo que se puede inferir es que una etiqueta con ese código estuvo en el campo de lectura. No se puede inferir que el equipo es de la empresa (la etiqueta puede haberse despegado y pegado a otro objeto), que esté asignado a un usuario concreto, que funcione, o que sea el mismo equipo del registro si alguien cambió componentes.

Por eso el inventario con RFID es una verificación de presencia y ubicación de etiquetas vinculadas al registro, no un sustituto del registro patrimonial. La guía de campo de la RAIN Alliance sugiere bloquear etiquetas tras la codificación para impedir reescrituras (RAIN RFID Lessons learned from the field); eso protege la identidad de la etiqueta, pero no impide que se despegue y se cambie de lugar. Para ese riesgo hay controles físicos y de proceso: etiquetas de seguridad o frágiles, verificación contra el número de serie y revisión periódica.

Diseñar el identificador y su vínculo

Antes de etiquetar, decida qué identifica a qué. Una estructura mínima:

• EPC de la etiqueta, único y de estructura estándar. La página de GS1 sobre EPC Tag Data Standard describe cómo se codifican identificadores de objetos y activos.
• Número de activo interno del registro patrimonial.
• Número de serie del fabricante, verificable en el equipo.
• Responsable o centro de costo asignado.

El vínculo entre EPC, número de activo y serie se establece en un acto controlado: alguien con autoridad verifica el equipo, lee la etiqueta y registra la relación. La clave GRAI, descrita en la página de GRAI, está pensada para activos retornables, de transporte y herramientas; no es la clave natural para equipo de oficina fijo. Para un activo individual, la especificación EPC Tag Data Standard 2.3 (sección 6.3.5) describe el esquema GIAI, que asigna una identidad única a un activo específico, y da como ejemplos un montacargas o una computadora. La referencia de activo individual la asigna de forma única la entidad que administra el activo. Si prefiere no adoptar una clave GS1, puede usar un identificador interno neutral y bien gobernado (sin significado oculto, nunca reutilizado); confirme con su organización GS1 local cuál conviene si planea interoperar con terceros.

Defina también qué ocurre cuando se reemplaza una pieza o se reparan equipos: la etiqueta permanece con la carcasa o con el activo registrado, y el procedimiento debe indicarlo.

Dónde y cómo colocar la etiqueta

Los equipos de TI combinan metal, plástico y componentes electrónicos, justo los materiales que complican la lectura UHF. La guía de la RAIN Alliance explica que las superficies metálicas reflejan y pueden desintonizar etiquetas, que las etiquetas diseñadas para metal son direccionales y que no se recomienda usarlas sobre superficies no metálicas. En un rack, además, los equipos están muy juntos y contra paneles metálicos.

Pruebe tipos de etiqueta y ubicaciones en una muestra representativa: laptops, monitores, servidores, impresoras, periféricos. Registre qué combinaciones se leen de forma fiable en las condiciones reales (apilados, en carritos, en gabinetes). Para equipos de alto valor o difíciles de leer, el código de barras o QR sigue siendo un respaldo útil, porque permite verificar de forma individual lo que RFID no pudo resolver.

Tenga en cuenta el cuidado con el contacto humano: según la misma guía, el cuerpo humano puede desintonizar etiquetas, por lo que leer con el equipo en manos de una persona puede dar resultados distintos a los de la prueba sobre mesa.

Ejecutar el inventario físico

Un procedimiento de inventario puede tener estas fases:

1. Preparación. Exportar el registro patrimonial por ubicación, con EPC, serie y responsable.
2. Lectura por zona. Leer zona por zona (oficina, sala, bodega), delimitando la lectura para evitar capturar equipos del piso o cuarto contiguo.
3. Comparación. Generar listas: presente y esperado, esperado y no encontrado, encontrado y no esperado, encontrado en otra ubicación.
4. Verificación. Para cada excepción, comprobación física del número de serie.
5. Resolución. Actualizar ubicación o abrir investigación según el caso.

Como en cualquier lectura de zona, los resultados dependen del entorno. La RAIN Alliance advierte que los resultados de laboratorio no predicen el campo; las pruebas deben hacerse en el lugar real.

Asignación, baja y auditoría

El proceso de asignación (a quién se entrega el equipo) y de baja (cuándo sale del inventario) debe ser documental: actas, aprobaciones, certificados de disposición cuando aplique. RFID puede disparar alertas, por ejemplo cuando un equipo etiquetado pasa por una salida sin autorización registrada, pero la validez de la baja depende de los documentos. Las obligaciones contables y fiscales relativas a activos fijos las determina su área financiera y asesores; este artículo no las evalúa y recomienda su revisión por un especialista.

Una auditoría interna independiente puede tomar una muestra de equipos y verificar físicamente serie, etiqueta y registro, y a la inversa, tomar una muestra del registro y localizar físicamente los equipos. Esa doble dirección detecta etiquetas transferidas y registros sin respaldo físico.

Para el registro de movimientos, el modelo de eventos de EPCIS 2.0 puede servir de inspiración (qué, cuándo, dónde, por qué), aunque su uso formal no es necesario.

Preguntas frecuentes y siguiente paso

¿RFID sustituye el número de serie? No. El número de serie sigue siendo la referencia del equipo; la etiqueta es un medio de captura rápida.

¿Se puede etiquetar equipo en uso? Sí, pero acuerde con usuarios el momento y la ubicación para no afectar el trabajo ni el equipo.

Si quiere revisar su flujo con un equipo que trabaja con soluciones RFID en México, puede escribir a ARKCOM desde garkcom.com/contact.